İçindekiler
Giriş
Denetim Öncesi Hazırlık
Özlük Dosyaları Kontrol Listesi
İş Sağlığı ve Güvenliği Belgeleri
İK Süreçlerine Ait Belgeler
KVKK Uyumluluk Belgeleri
SGK ve Diğer Yasal Belgeler
Denetim Sırasında Belge Sunumu
Denetim Sonrası Yapılacaklar
Onedocs ile İK Denetimi Hazırlığı
Giriş
İK denetimleri, şirketlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini kontrol eden önemli süreçlerdir. Bu denetimler, iç denetim birimleri tarafından yapılabileceği gibi, SGK müfettişleri, İş Teftiş Kurulu müfettişleri veya bağımsız denetçiler tarafından da gerçekleştirilebilir. Denetim sürecinin sorunsuz ilerlemesi ve olası cezaların önlenmesi için, İK belgelerinin düzenli, eksiksiz ve kolay erişilebilir olması kritik öneme sahiptir.
Bu kapsamlı kontrol listesi, İK denetimleri öncesinde, sırasında ve sonrasında belge yönetimi konusunda takip edilmesi gereken adımları içermektedir. Liste, yasal gereklilikleri karşılamak ve denetim sürecini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.
Denetim Öncesi Hazırlık
Genel Hazırlık Adımları
Denetim kapsamını ve odak noktalarını belirleyin
Denetimde görev alacak iç ekibi oluşturun
Sorumluluk alanlarını ve görev dağılımını yapın
Denetim takvimini ve zaman planını oluşturun
Önceki denetimlerde tespit edilen bulguları gözden geçirin
Denetim için ayrı bir çalışma alanı hazırlayın
Belge Organizasyonu
Tüm belgelerin güncel bir envanterini çıkarın
Belgeleri kategorilerine göre sınıflandırın ve düzenleyin
Elektronik belgelerin yedeklerini alın
Fiziksel belgelerin düzenli ve erişilebilir olduğundan emin olun
Dijital belge yönetim sistemini güncelleyin
Eksik belgeleri tespit edin ve tamamlanması için plan yapın
Ön Kontrol ve Değerlendirme
Belgelerin geçerlilik sürelerini kontrol edin
İmza ve onayların tam olduğunu doğrulayın
Yasal gerekliliklere uygunluğu değerlendirin
Çalışanların güncel durumuna göre belgeleri kontrol edin
Risk alanlarını belirleyin ve önceliklendirilmiş kontrol listesi oluşturun
İç denetim yaparak eksiklikleri önceden tespit edin
Özlük Dosyaları Kontrol Listesi
Temel Özlük Belgeleri
İş başvuru formları ve CV'ler
Nüfus cüzdanı / kimlik fotokopileri
Öğrenim durumu belgeleri (diploma, sertifika vb.)
Adli sicil kayıtları (gerekli pozisyonlar için)
Sağlık raporları
İkametgâh belgeleri
Aile durum bildirimleri
Askerlik durum belgeleri
Ehliyet fotokopileri (gerekli pozisyonlar için)
Vesikalık fotoğraflar
İş Sözleşmeleri ve Ekler
İmzalı iş sözleşmeleri
Sözleşme değişiklik/ek protokolleri
Görev tanımları
Gizlilik sözleşmeleri
Rekabet yasağı anlaşmaları
KVKK aydınlatma metinleri ve açık rıza beyanları
Şirket araçları ve ekipmanları için zimmet tutanakları
Yan haklar ve özel anlaşma belgeleri
İzin Kayıtları
Yıllık izin talep formları
Yıllık izin planları ve kullanım kayıtları
Hastalık izni belgeleri ve raporları
Mazeret izin formları
Ücretsiz izin belgeleri
Doğum ve ebeveyn izin belgeleri
Süt izni kayıtları
Evlilik izni belgeleri
Ölüm izni belgeleri
Yıllık izin karşılığı ödeme kayıtları (varsa)
Performans Belgeleri
Performans değerlendirme formları
Hedef kartları ve gerçekleşme raporları
Performans görüşme tutanakları
Yetkinlik değerlendirmeleri
Kariyer gelişim planları
Performans iyileştirme planları
Ödül ve takdir belgeleri
Eğitim Kayıtları
Eğitim katılım formları ve sertifikaları
Oryantasyon eğitim kayıtları
Zorunlu eğitim dokümanları
Mesleki yeterlilik belgeleri ve sertifikalar
Eğitim değerlendirme formları
Eğitim planları ve bütçe dokümanları
Yetkinlik matris ve gelişim planları
Disiplin ve İş Çıkış Belgeleri
İhtar ve uyarı yazıları
Savunma talep yazıları ve alınan savunmalar
Disiplin kurulu kararları
İstifa mektupları
İş akdi fesih bildirimleri
Kıdem ve ihbar tazminatı hesapları
İbranameler
İşten ayrılış çıkış görüşme formları
İş deneyim belgeleri
İş Sağlığı ve Güvenliği Belgeleri
Temel İSG Belgeleri
Risk değerlendirme raporları
İSG politika ve prosedürleri
Acil durum planları ve tatbikat kayıtları
İSG kurulu toplantı tutanakları
İSG uzmanı ve işyeri hekimi sözleşmeleri
İşyeri sağlık ve güvenlik birimi kayıtları
Çalışan temsilcisi seçim kayıtları ve bildirim belgeleri
Eğitim ve Sağlık Gözetimi
İSG temel eğitim kayıtları
İlkyardım eğitim belgeleri
Yangın eğitimi kayıtları
Yüksekte çalışma, kapalı alanlarda çalışma vb. özel eğitim kayıtları
İşe giriş sağlık muayenesi raporları
Periyodik sağlık muayenesi kayıtları
Sağlık gözetim raporları
İş kazası ve meslek hastalığı raporları
Ekipman ve Çalışma Ortamı
İş ekipmanlarının periyodik kontrol raporları
Kişisel koruyucu donanım zimmet tutanakları
Elektrik tesisatı kontrolü raporları
Topraklama ölçüm raporları
Ortam ölçüm raporları (gürültü, toz, titreşim vb.)
Aydınlatma ölçüm raporları
İçme ve kullanma suyu analiz raporları
İK Süreçlerine Ait Belgeler
İşe Alım Belgeleri
İşe alım prosedürleri ve süreç dokümanları
İş ilanları ve başvuru kayıtları
Mülakat değerlendirme formları
Yetkinlik değerlendirme testleri ve sonuçları
Referans kontrol formları
İş teklifleri ve kabul belgeleri
Oryantasyon programları ve kontrol listeleri
Ücret ve Özlük Hakları
Ücret politikaları ve prosedürleri
Bordro kayıtları
Ücret değişiklik formları
Prim ve ikramiye hesaplamaları
Yan hak paketleri ve politikaları
Avans ve ödünç para talep formları
Mesai kayıtları ve ödemeleri
Harcırah ve seyahat giderleri belgeleri
Organizasyon ve Planlama
Organizasyon şemaları
Görev tanımları
Yetki ve sorumluluk matrisleri
İK planlama dokümanları
Kariyer yolları ve yedekleme planları
İnsan kaynağı bütçe planları
İK strateji belgeleri
Çalışan bağlılığı anket sonuçları
KVKK Uyumluluk Belgeleri
Veri Envanteri ve Politikalar
Kişisel veri işleme envanteri
Kişisel verilerin korunması politikası
Saklama ve imha politikası
Veri ihlali müdahale prosedürü
Veri güvenliği politikası
VERBİS kayıt belgeleri
Kişisel veri işleme süreçleri haritası
Çalışan KVKK Belgeleri
Çalışan aydınlatma metinleri
Açık rıza beyanları
Veri işleme izin formları
Gizlilik taahhütnameleri
Veri güvenliği farkındalık eğitim kayıtları
Veri erişim yetkilendirme formları
KVKK uyum denetim raporları
SGK ve Diğer Yasal Belgeler
SGK Bildirimleri
İşe giriş bildirgeleri
İşten ayrılış bildirgeleri
SGK aylık prim ve hizmet belgeleri
İşyeri bildirgesi
İşkolu kodu bildirimi
Çalışılamayan süreler bildirimleri
SGK teşvik kayıtları ve belgeleri
Eksik gün bildirimleri ve belgeler
Diğer Resmi Bildirimler
İş-Kur işgücü çizelgeleri
Engelli, eski hükümlü çalıştırma belgeleri
Yabancı çalışma izinleri
Vergi dairesine verilen bildirgeler
İstatistik kurumuna yapılan bildirimler
Yıllık ücretli izin bildirimleri
Toplu işçi çıkarma bildirimleri (varsa)
Kısa çalışma bildirimleri (varsa)
Denetim Sırasında Belge Sunumu
Belge Sunumu Hazırlığı
Denetim kapsamına göre dosyaları organize edin
Her belge kategorisi için içindekiler listesi hazırlayın
Belge klasörlerini etiketleyin ve düzenleyin
Dijital belgeleri kolay erişilebilir şekilde düzenleyin
Ortak alanda sunum için bilgisayar ve ekran hazırlayın
Yazıcı ve tarayıcıyı hazır bulundurun
Denetim Sırasında Dikkat Edilecekler
Belge sunumundan sorumlu kişileri belirleyin
Belge sunum sırasını planlayın
Önemli belgelerin orijinallerini ve kopyalarını ayırın
Denetçilerin sorularını yanıtlayabilecek uzmanları hazır bulundurun
Sunulan ve incelenen belgelerin kaydını tutun
Denetçi yorumlarını ve bulgularını not edin
Denetim Sonrası Yapılacaklar
Bulgu Yönetimi
Denetim bulgularını gözden geçirin ve kategorize edin
Eksik veya hatalı belgeler için düzeltici eylem planı oluşturun
Bulguların kök neden analizini yapın
Düzeltici faaliyetleri önceliklendirin
Acil aksiyonlar için sorumlu kişileri belirleyin
Bulguların kapanması için zaman planı oluşturun
Süreç İyileştirme
Belge yönetimi süreçlerindeki zayıf noktaları tespit edin
Denetim deneyimini dokümante edin ve öğrenilen dersleri kaydedin
Belge yönetimi için iyileştirme önerileri geliştirin
Dijital dönüşüm ihtiyaçlarını belirleyin
Gelecek denetimler için hazırlık stratejisi oluşturun
İK ekibine denetim bulguları hakkında geri bildirim verin
Belge Yönetimi İyileştirmeleri
Eksik belgeleri tamamlayın
Belge saklama politikasını güncelleyin
Periyodik iç denetim mekanizması kurun
Belge kontrol listelerini güncelleyin
Belge erişim ve güvenlik protokollerini gözden geçirin
Dijital belge yönetim sistemini iyileştirin
Onedocs ile İK Denetimi Hazırlığı
İK denetimleri için kapsamlı hazırlık gerektiren belge yönetimi süreçleri, Onedocs ile çok daha kolay ve verimli hale gelir. Onedocs'un sunduğu avantajlar şunlardır:
Denetim Öncesi Belge Hazırlığı
Otomatik Belge Sınıflandırma: Onedocs, tüm İK belgelerinizi otomatik olarak kategorize eder, böylece denetim öncesi belgeleriniz zaten organize edilmiş durumdadır.
Eksik Belge Raporları: Denetim öncesi eksik belgeleri otomatik olarak tespit eder ve size rapor sunar, böylece eksiklikleri tamamlamak için zaman kazanırsınız.
Hızlı Belge Arama: Gerekli belgeleri saniyeler içinde bulmanızı sağlayan gelişmiş arama özellikleri sayesinde hazırlık süreniz minimize olur.
Belge Organizasyonu ve Görüntüleme
Akıllı Etiketleme: Belgeleri denetim kategorilerine göre otomatik etiketleyerek gruplandırır, böylece belge sunum süreciniz kolaylaşır.
Denetim Klasörleri: Denetim kapsamına göre özel klasörler oluşturarak ilgili tüm belgeleri tek bir yerde toplayabilirsiniz.
Belge Önizleme: Belgeleri indirmeden önizleme yapabilir, böylece denetim sırasında hızlı bir şekilde doğru belgeleri sunabilirsiniz.
Yasal Uyumluluk ve Güvenlik
Saklama Süresi Takibi: Belgelerin yasal saklama sürelerini otomatik olarak izler ve süresi dolan belgeler için sizi uyarır.
Tarih Hatırlatıcılar: Belge yenileme tarihlerini takip eder, böylece denetimlerde geçerliliği dolmuş belgelerle karşılaşmazsınız.
Erişim Kontrolü: Hassas İK belgelerine erişimi kontrol ederek veri güvenliğini sağlar ve yalnızca yetkili kişilerin belgelere ulaşmasını garantiler.
Denetim Süreci Kolaylığı
Hızlı Belge Sunumu: Denetim sırasında talep edilen belgelere anında erişim sağlayarak süreci hızlandırır.
Belge Paylaşımı: Denetçilerle güvenli belge paylaşımı yapabilir, gerektiğinde belirli belgelere geçici erişim hakkı tanıyabilirsiniz.
Denetim İzleri: Hangi belgelerin kim tarafından, ne zaman görüntülendiğini kayıt altına alarak tam bir denetim izi sunar.
Denetim Sonrası Avantajlar
Bulgu Takibi: Denetimde tespit edilen bulguları sisteme kaydedebilir ve düzeltici faaliyetleri takip edebilirsiniz.
Raporlama: Denetim sonuçlarını ve belge durumunu gösteren özelleştirilmiş raporlar oluşturabilirsiniz.
Sürekli İyileştirme: Denetim deneyimlerinden öğrenilen dersleri kaydederek belge yönetim süreçlerinizi sürekli iyileştirebilirsiniz.
Onedocs, İK denetimlerinin en zorlu kısmı olan belge yönetimini otomatikleştirerek, denetimleri stressiz ve verimli bir sürece dönüştürür. Denetim öncesi hazırlık sürenizi %70'e kadar azaltır, belge bulma sürenizi saniyeler seviyesine indirir ve uyumluluk risklerinizi minimize eder.
Anahtar Kelimeler: Doküman yönetimi, Belge analizi yazılımı, Akıllı doküman yönetimi, Otomatik belge sınıflandırma, Doküman verisi çıkarma, Belge arama sistemi, Dijital belge yönetimi, Kurumsal doküman çözümü, Belge kategorilendirme, Doküman takip sistemi, İçerik analizi yazılımı, Belge raporlama aracı, Akıllı belge taraması, OCR doküman çözümü, Tarih takibi doküman, Elektronik doküman yönetimi, Veri çıkarma yazılımı, Doküman sınıflandırma otomasyonu, Belge analitik çözümü, Doküman görselleştirme
